Microsoft word - juhlajarjestelyohje.doc

TÄRKEITÄ LISÄOHJEITA GARDENIA-SALIN VUOKRAAJALLE VARAAMINEN JA MAKSAMINEN Asiakas voi ensin tehdä alustavan varauksen, jonka hän vahvistaa tai peruu erikseen sovit- tuun aikaan mennessä. Jos samalle illalle ei ole muita kyselyjä, varaus voi olla alustavana kau-emminkin (maks. 1 kk ajan). Tilaan on mahdollista tulla tutustumaan paikan päälle - esittelyaika tulee sopia etukäteen. Kun asiakas vahvistaa varauksen, Gardenian edustaja tekee kaksi kappaletta tilausvahvis- tuksia, jotka hän allekirjoittaa ja postittaa asiakkaalle allekirjoitettavaksi. Asiakas palauttaa toi-sen kappaleen tilausvahvistuksista Gardeniaan allekirjoitettuna. Tilausvahvistusta varten tarvi-taan postiosoite, johon vahvistus postitetaan sekä vuokra-aika (juhla-aika) ja arvio henkilömää-rästä. Lisäksi tarvitaan varaajan nimi ja syntymäaika – häävarauksissa molemmat osapuolet allekirjoittavat tilausvahvistuksen, joten tarvitaan molempien nimi ja syntymäaika. Yksityisasiakkaiden varaus laskutetaan etukäteen eräpäivän ollessa 30 vrk (pikkujouluper- jantait ja touko-elokuun lauantait) tai 14 vrk ennen vuokrapäivää. Maksua ei suoriteta takaisin. Jos lasku ei ole maksettu eräpäivään mennessä, varaus raukeaa. Laskuttamisen jälkeen tulevat muut mahdolliset kulut laskutetaan tilaisuutta seuraavana arkipäivänä, eräpäivä 14 vrk laskun päiväyksestä. Laskutuslisä 5 €/lasku. VARAUKSEN PERUUTUSEHDOT Varauksen peruutusehdot normaalisti: varauksen peruuntuessa 15–28 vrk ennen tilaisuutta veloitamme 50 % tilavuokrasta. Varauksen peruuntuessa 0–14 vrk ennen tilaisuutta veloitamme koko tilavuokran. Varauksen peruutusehdot pikkujouluperjantaisin (marras-joulukuu) ja kesälauantaisin (tou- ko-elokuu): varauksen peruuntuessa 57–84 vrk ennen tilaisuutta veloitamme 25 % tilavuokras-ta. Varauksen peruuntuessa 29–56 vrk ennen tilaisuutta veloitamme 50 % tilavuokrasta. Vara-uksen peruuntuessa 0–28 vrk ennen tilaisuutta veloitamme koko tilavuokran. VUOKRAAN KUULUU Gardenia-salin vuokraan sisältyy tarvittava määrä pöytiä ja tuoleja sekä yksi kokoustila ti- laisuuden ajaksi. Juomien ja kylmää vaativien ruokien säilytykseen saa käyttää kylmiötä, joka on kasvienhoitohuoneen yhteydessä. Ilman erillistä veloitusta on tilaisuuteen lainattavissa ää-nentoistolaitteet ja mikrofonit, dvd-soitin, cd-soitin, valkokangas ja sähköpiano. Laitteiden lai-nasta on sovittava etukäteen. Tilaisuuden aikana neuvoja voi kysyä Gardenian iltavalvojalta, joka on koko tilaisuuden ajan talossa. HENKILÖMÄÄRÄT Gardenia-saliin suositellaan illalliskattaukseen enintään 120 henkilöä. Tuolloin tila on täyn- nä pöytiä, mutta sinne mahtuu myös buffetpöytä. Lisätilaa saa kattamalla buffetpöydän vierei-seen kokoustilaan, josta on ikkunayhteys saliin. Toisaalta Gardenia-sali ei ole liian avara pie-nemmillekään vierasmäärille. Cocktail-tilaisuutena maksimihenkilömäärä on noin 250 henkilöä. JUHLATILAN KALUSTUS Gardeniasta löytyy tarvittava määrä pöytiä ja tuoleja, jotka asiakas järjestää haluamallaan tavalla ennen juhlaa. Salin vakiovarustuksena on vähintään 10 neljän hengen pöytää, lisäpöydät löytyvät läheisestä varastosta (pöytälevyt ja -jalat erikseen pinottuina). Yksi pöytä on kooltaan 45 cm x 130 cm. Pöytiä käytetään kaksi vastakkain, jolloin yhden neljän hengen pöydän kooksi tulee 90 cm x 130 cm. Pöytiä voi laittaa peräkkäin, jolloin saa 8-, 12-, 16-, 20- tai 24-hengen pöytiä. Tilaan on erikseen lainattavissa puinen baaritiski. JUHLATILAN KORISTELU Tilaa ei välttämättä tarvitse erikseen koristella, koska juhlatilaa ympäröivät trooppiset kas- vit. Halutessaan asiakas voi koristella juhlatilan itse tai tilata koristelun pitopalvelulta tai muulta haluamaltaan yritykseltä. Gardenialta voi tilata erillistä korvausta vastaan kukkakoristeluja. Tilaa pääsee koristelemaan vasta vuokrapäivänä. Vuokra-aika on tilausvahvistukseen merkitty aika, josta asiakas on maksanut vuokran. Juh- la-aika voi olla saman pituinen kuin vuokra-aika tai lyhyempi. Juhla voi aikaisintaan alkaa siitä kellonajasta, mistä lähtien tila on vuokrattu. Klo 17–23 vuokra-ajalla juhla-aika on enintään klo 17–23. Juhla-aika tarkoittaa aikaa, jolloin myös vieraat ovat paikalla eikä vain järjestävä taho. Vuokra-aikaa valitessa kannattaa huomioida, että trooppinen puutarha on esim. lauantaisin yleisölle avoinna klo 17 asti. Toisinaan voidaan tehdä poikkeuksia ja sulkea trooppinen puutarha tuntia tai paria normaalia aiemmin – tällöin vuokra-ajan voi laittaa alkamaan esim. klo 15 tai klo 16. Puutarha on kuitenkin yleisölle avoinna vuokra-ajan alkamiseen asti (ellei vuokra-aika ala vasta esim. lauantaina klo 18 tai myöhemmin). Toisinaan juhlaväkeä saapuu taloon jo ennen vuokra-ajan alkua, joten vieraita kannattaa informoida puutarhan aukioloajoista. Aloittamalla vuokra-ajan esim. puolituntia aiemmin kuin itse juhla-aika alkaa, välttää vieraiden ”liian aikaisen” tulon. Erityisesti hääjuhlassa, jossa myös vihkiminen on Gardeniassa ja vuokra-aika alkaa välittömästi puutarhan aukioloajan jälkeen, kannattaa vihkiminen ajoittaa vasta puoli tuntia myöhemmäksi kuin vuokra-ajan aloitus. Gardenian yhteyshenkilölle on hyvä tiedottaa ennen tilaisuutta juhla-aikataulu sekä tieto henkilöstä, jonka puoleen Gardenian iltavalvoja voi tarvittaessa tilaisuuden aikana kääntyä. Ti-laisuuden alussa ko. henkilön olisi hyvä käydä esittäytymässä Gardenian iltavalvojalle. JÄRJESTELYT ENNEN JUHLAA Ennen vuokra-ajan alkua asiakas järjestää tilan pöydät haluamaansa malliin ja laittaa lisä- pöydät. Eritoten hääjuhlien yhteydessä yritetään olla joustavia näissä ennakkojärjestelyajoissa. Jos juhlapäivä on lauantai, eikä Gardenia-salissa ole edellisinä iltoina tilaisuuksia, pääsee juhlatilan pöydät laittamaan järjestykseen jo torstaina iltapäivällä (klo 18 mennessä pitää olla valmis). Jos salissa on edellisenä iltana tilaisuus, niin pöytiä pääsee laittamaan heti juhlapäivän aamuna klo 10. Tavallisesti pitopalvelu aloittaa kattaukset pöytäliinojen laitolla 2-3 h ennen juhlan alkua (huom. pöytäliinoja tai muita koristeita ei voi laittaa vielä edellisenä päivänä). Useimmiten pöy-dät katetaan valmiiksi, vaikka trooppinen puutarha on vielä yleisölle avoinna. Tärkeää on, ettei alkoholijuomia tuoda liian aikaisin saliin eikä niitä puutarhan aukioloaikana ole vartioimattomana salissa. Järjestelyt eivät myöskään saa tukkia käytäviä niin, että puutarhassa vieraileville aiheu-tuu kulkuvaikeuksia. Mahdollisia äänekkäämpiä järjestelyjä (esim. musiikin testaus) ei voi tehdä samaan aikaan puutarhassa olevan opastuskierroksen kanssa. Erilaisten tavaroiden ja tarvikkeiden tuomisesta Gardeniaan jo ennen vuokrapäivää tulee ehdottomasti sopia etukäteen. Gardeniassa on heikosti varastointitilaa. Asiakas tuo tavaroitaan Gardeniaan etukäteen tai jättää noudettavaksi seuraavana päivänä omalla vastuulla, sillä Gar-denian vakuutus ei korvaa asiakkaan tavaroita esim. mahdollisen murtovarkauden tapahtuessa. JÄRJESTELYT JA SIIVOUS JUHLAN JÄLKEEN Tilaisuuden päätyttyä sali on palautettava vastaavaan järjestykseen ja kuntoon kuin se käyttöön otettaessa oli. Varsinaisen vuokra-ajan jälkeen on yksi tunti aikaa loppujärjestelylle ja -siivoukselle ilman erillistä veloitusta. Jos siivous-loppujärjestelyaika venyy yli tunnin, niin lisä-ajasta laskutetaan normaali tilavuokra. Loppusiivous tarkoittaa tilan palauttamista samaan siisteyteen kuin se oli ennen tilaisuutta: likaiset astiat pois, pullot pois, ruuantähteet pois, pöytäliinat pois jne. sekä lattioilta irtoroskat. Lattian likaiset kohdat tulee pestä (esim. jos viiniä on kaatunut lattialle). Oksennukset tulee sii-vota välittömästi jo juhlan aikana. Jos Gardenian iltavalvoja joutuu siivoamaan oksennukset, veloitetaan siitä erikseen (21 €/oksennus). Jälkeenpäin voidaan joutua veloittamaan myös esim. mullanvaihdosta, jos on oksennettu kasvustoon. Gardenian iltavalvoja opastaa siivousvälineiden yms. suhteen. Ylimääräiset pöydät puretaan varastoon: pöytälevyt ja pöytienjalat pinotaan erik-seen niille tarkoitettuihin telineisiin. Myös ylimääräiset tuolit pinotaan omaan telineeseen. Saliin jäävät pöydät ja siirreltävät kasvit sijoitetaan oikeille paikoille Gardenian iltavalvojalta saatavan kartan mukaan. Toisinaan ylimääräiset pöydät voi tulla purkamaan seuraavana päivänä trooppisen puutar- han aukioloaikana, kunhan sali muutoin jää siistiksi jo yöllä. Myös kylmiöön voi jäädä ruokia ja juomia yön yli. Näistä järjestelyistä on ehdottomasti sovittava etukäteen. Asiakkaan vastuulla on ohjeistaa käyttämäänsä pitopalvelua siivoamaan omat aputilansa samaan kuntoon kuin ne olivat ennen tilaisuutta. Ellei pitopalvelu huolehdi siivouksesta, Garde- nia laskuttaa aputilan siivouksesta asiakasta. Jos kokoustila Timalissa ja/tai Timalin aulassa on buffetpöytä tms., asiakas huolehtii myös näiden tilojen siivouksesta ja takaisin järjestelyistä. Myös näiden tilojen siivouksen ja järjestelyn voi etukäteen tilata Gardenialta erillistä korvausta vastaan. Roskat on vietävä Gardenian pihalla olevaan roskakatokseen. Roskakatos on lukollinen, jo- ten Gardenian iltavalvoja lainaa avaimen tai tulee avaamaan oven. Asiakas huolehtii myös tyhji-en pullojen poisviennistä. Gardeniassa ei ole metallin- tai lasinkeräyspisteitä, joten pantittomat pullot ja tölkit tulee huolehtia itse muualle kierrätykseen. JÄRJESTELYJEN JA SIIVOUKSEN TILAAMINEN GARDENIALTA Gardenialta voi tilata järjestelyt ennen ja/tai jälkeen tilaisuuden sekä myös siivouksen. Ti- laus täytyy tehdä etukäteen, viimeistään 2 vk ennen tilaisuutta. Siivous- ja järjestelytunnit las-kutetaan tilaisuuden jälkeen. Hinta on ennen puolta yötä 75 €/h ja puolen yön jälkeen ensim-mäinen siivoustunti 75 € ja siitä seuraavat 150 €/h. Mahdolliset oksennusten siivoukset aiheut-tavat ylimääräisiä siivouskuluja (21 €/oksennus). Jos Gardenialta tilataan loppusiivous, asiakkaan on hyvä selventää etukäteen, mitä siivot- tavaa jää. Jos pitopalvelu on tilaisuuden loppuun asti, niin yleensä jää huomattavasti vähemmän siivottavaa kuin jos pitopalvelu lähtee kesken juhlien. Jos asiakas huolehtii tilaisuuden jälkeen itse siivouksesta ja Gardenialle jää vain ylimääräisten pöytien purkaminen ja tilan palauttaminen normaalijärjestykseen, niin useimmiten aikaa kuluu yksi tunti (kun maks. 70 henkilölle paikat). Jos jää myös siivottavaa, siihen kuluvaa aikaa ei pysty etukäteen arvioimaan. Lopullinen arvioin-ti Gardenialta tilatun siivouksen ajasta ja täten laskutustunneista tarkistetaan vuokrauspäivää seuraavana arkiaamuna. TARJOILUT Gardenian tiloissa saa käyttää ulkopuolista pitopalvelua ja juomat voi tuoda itse. Lounasra- vintola Gardenialta voi kysyä tarjousta tarjoiluista (Ikiravintolat Oy, puh. 0400 601 625, [email protected], vältäthän soittamista lounasaikaan klo 11–14). Juomien ja muun kylmätava-ran säilytykseen on kylmiö. Gardenia-salin vuokraan kuuluva aputila on kokoustila Timali ellei muuta sovita. Timalissa on vain vesipiste, mutta se sijaitsee lähinnä Gardenia-salia. Kokoustila Kanelissa on pieni apu-keittiö, jossa on muun muassa uuni. Jos pitopalvelu tarvitsee Kanelin uunia, on siitä sovittava ajoissa etukäteen (tila saattaa olla varattu muuhun käyttöön). Tilasta ei pelkän uunin käytön takia veloiteta erillistä vuokraa, jos käyttötarve on vasta Gardenia-salin vuokra-ajan aikana. Jos buffetpöytä katetaan salin viereiseen kokoustila Timaliin, tarvitaan ulkopuolista pitopal- velua varten toinen aputila. Luontokoululuokka on melko lähellä Timalia ja toimii hyvin lisäaputi-lana. Yksi aputila sisältyy Gardenia-salin vuokraan, toisen aputilan vuokra koko tilaisuuden ajak-si on 92 €. Jos tilaisuuden pitopalvelu käyttää astiavuokraamoa, astiat tulee ehdottomasti noutaa Gar- deniasta etukäteen sovittuna ajankohtana. Viimekädessä tilan vuokraaja huolehtii tästä. TILAN VALAISTUS Iltatilaisuuksiin trooppinen puutarha ja Gardenia-sali valaistaan kiinteillä spoteilla ja muu- tamilla kasvuvaloilla tunnelmallisesti. Salin kiinteitä spotteja ei saa siirtää eikä niiden suuntausta saa vaihtaa, ellei asiasta ole sovittu etukäteen! Lisäksi on mahdollista vuokrata värivaloja, jotka asennetaan valaisemaan kasveja. Värivalos-potteja on 12 kpl ja niiden vuokra on 5 €/lamppu + asennus ja poisotto 75 €. Kynttilät ovat sal-littuja Gardenia-salissa, ilmastoinnin takia suositellaan tuikkuja. Rakennuksen aulatila valaistaan kahdella spottilampulla ja ns. juhla-valoilla, jotka roikkuvat katosta. Pimeään vuodenaikaan sisäänkäynnin molemmille puolille asennetaan tilaisuuden ajaksi sähköiset ulkovalot, joissa väri vaihtuu. Gardenian henkilökunta huolehtii valaistuksen asennuk-sista. JUHLATILAN JATKAMINEN ULKOPUUTARHAAN Kesällä Gardenia-salista voi avata ovet suoraan ulos, kun ulkolämpötila on >+12 °C. Jos ti- laisuuden aikana lämpötila laskee alle sallitun rajan, Gardenian iltavalvoja lukitsee liukuovet. Ulos voi viedä samoja pöytiä ja tuoleja, joita käytetään Gardenia-salissa – ne tulee palaute- taan sisälle juhlan lopuksi. Asiakas huolehtii itse ulos viedyt pöydät ja tuolit sisätiloihin, vaikka Gardenialta olisi tilattu loppujärjestelyt. Ulos liukuovien läheisyyteen on mahdollista myös tuoda omia katoksia ja telttoja lisätiloiksi. Koska Viikki on kovin tuulista aluetta, kannattaa katoksien pystytyksissä olla huolellinen. Teltta- ja katosrakennelmista pitää myös tiedottaa Gardeniaan ennen tilaisuutta. TANSSI Salissa on kivilattia, mutta se soveltuu myös tanssimiseen. Tanssitilaa ei erikseen jää, jos henkilömäärä on suuri. Yli 70 hengen tilaisuuksissa tanssitilaa saa siirtämällä osan pöydistä käy-tävän puolelle tai purkamalla varastoon ruokailun ja kahvin jälkeen. Jo pöytäjärjestystä suunni-tellessa kannattaa ottaa huomioon tanssitilan paikka. MUSIIKKI Äänentoistolaitteita (neljä langallista mikrofonia ja kaiuttimet) saa lainata ilman lisäveloi- tusta. Äänentoistolaitteisiin voi myös yhdistää esim. cd-soittimen tai iPodin (pitää olla oma). Käytössä on myös sähköpiano. Laitteiden käytöstä on sovittava etukäteen. Myös elävä musiikki sopii Gardenia-saliin. LAPSET JUHLASSA Lapset viihtyvät viidakossa. Lisäksi lapsille on mahdollista vuokrata oma leikkipaikka tai elokuvien katselutila (kokoushuone). Dvd-laite (yhdistetään dataprojektoriin, joka on kiinteästi kokoustilan katossa) on lainattavissa Gardeniasta, käytöstä on sovittava etukäteen. Lapsille voi järjestää ohjelmaa myös trooppisen puutarhan puolelle. Omatoimisessa Kasvien salaisuus -ohjelmassa etsitään aarrekartan avulla aarrearkkuja viidakossa sekä tutustutaan kas-veihin ja ratkotaan niihin liittyviä tehtäviä. Kasvien salaisuus selviää, kun arkkuihin piilotetut kirjaimet on löydetty. Salaisuuden ratkominen vaatii lukutaitoa, mutta pienemmätkin lapset voi-vat osallistua vanhempien lasten tai aikuisen mukana. Aarrekarttoja voi ostaa asiakaspalvelusta. Kartan hinta on 2 €/kpl ja ne laskutetaan yhdessä tilavuokran, siivouksen yms. kanssa. Lapsia tulee etukäteen ohjeistaa, ettei kasveihin saa koskea eikä multa-alueilla kulkea. Sisääntuloaulassa on vaatenaulakko, WC:t ja lastenhoitohuone. Aulassa on myös 45 lukol- lista säilytyslokeroa, jotka toimivat 50 sentin pantilla. Sisääntuloaulaan ulko-ovien ja asiakas-palvelupisteen väliin on saatavissa lisänaulakoita (Gardenian henkilökunta laittaa automaattises-ti). Löytötavaroita säilytetään muutama viikko Gardenian asiakaspalvelussa, niitä ei viedä löytö-tavaratoimistoon. ULKOTILAT Tupakointi on sallittu vain ulkona. Sisäänkäyntien ulkopuolella on tuhkakupit tupakoitsijoita varten. Ulkotulet ovat sallittuja, kun asiakas huolehtii, ettei talia leviä pihalle. Asiakas huolehtii myös, että ulkotilat ovat juhlan jälkeen siistit (ulkotulet, tupakantumpit ym. roskat roskiin). Jos tilaisuuteen laitetaan opastekylttejä teiden varsiin, liikenteenjakajiin yms., tulee ehdot- tomasti huolehtia heti seuraavana päivänä kylttien poistosta. VASTUU VAHINGOISTA Asiakas vastaa kiinteistölle, kasveille, eläimille tai muulle irtaimistolle aiheuttamistaan mahdollisista vahingoista. Mahdolliset vahingot laskutetaan tilaisuuden jälkeen. Mekaanisen va-hingon lisäksi kasveja voi vaurioittaa erilaiset nesteet (esim. virtsa ja alkoholi) sekä oksennus. Gardenia-Helsinki, Koetilantie 1, 00790 Helsinki puh. (09) 3478 4050, [email protected]

Source: http://www.gardenia-helsinki.fi/dokumentit/JUHLANJARJESTELYOHJE.pdf